Checklist: como fazer a redução de custos de operação

A redução de custos é um desafio para quase toda empresa, mas a boa notícia é que ele é possível, sem ocasionar uma queda na qualidade. Entenda como!

Reduzir custos de operação é muito mais do que “papo furado do dono da empresa para ter mais lucro”. A redução de custos de operação pode, por exemplo, aumentar as possibilidades da empresa conceder uma bonificação no salário dos colaboradores, já que a saúde financeira do negócio é essencial para que isso aconteça.

Nesse sentido, é importante lembrar que a redução de custos não implica em simplesmente “cortar” alguns deles, e sim, fazer uma análise profunda dos recursos utilizados pela empresa, ver o que pode ser reduzido (sem que a qualidade se perca) e quais investimentos terão um payback mais expressivo. Tudo isso envolve alguns processos – isso é o que vamos abordar neste conteúdo. Continue a leitura e entenda a seguir!

Mapeie todos os processos

Ao realizar o planejamento da sua empresa, identifique nos processos internos quais são os custos de cada um deles. Este passo será fundamental para entender quais deles dão indícios claros de que podem ter redução de investimento. Além de seguir os passos que elenquei no conteúdo anterior, existem ainda três técnicas para aprimorar o mapeamento de processos. São eles:

Técnica 5W2H: responda a essas cinco perguntas para cada processo dentro da empresa: o quê? Onde? Quem? Quando? Por quê? Como? Quanto? A partir da resposta sobre essas questões é possível mapear cada processo, individualmente;

Matriz GUT: o foco dessa técnica é definir a prioridade da resolução dos problemas. Os três critérios utilizados são: gravidade, urgência e tendência. Para cada um deles é atribuída uma pontuação para, a partir disso, planejar as ações. Funciona mais ou menos dessa maneira:

Matriz BÁSICO: é uma matriz semelhante a GUT, mas, ela resulta em informações mais detalhadas. Com ela é possível alinhar as prioridades das atividades com ainda mais critérios e embasamento. Também deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5, para tais itens:

• Benefícios para a Organização;
• Abrangência;
• Satisfação do cliente interno;
• Investimentos necessários;
• Cliente externo satisfeito;
• Operacionalidade descomplicada.

A matriz se apresenta da seguinte maneira:

Corte os custos desnecessários

Com o mapeamento em mãos é possível ter clareza de onde dos investimentos devem se concentrar em cada fase da operação e assim, cortar custos que estejam desalinhados ou que não rendam o quanto deveriam.

Lembre-se que alguns dos investimentos garantem um retorno a longo prazo e que é necessário analisar muito bem antes de tomar qualquer decisão. Além disso, para cada aquisição inerente aos processos da empresa, procure fazer um balanço levando em consideração o crescimento uniforme de todas as áreas da empresa, em qualidade nos serviços e atendimento, qualificação de profissionais, entre as demais demandas internas.

Avalie as condições de cada fornecedor

Será que aquele seu fornecedor de anos continua sendo a sua melhor opção? Às vezes a amizade e acomodação faz com que você não busque novas opções de fornecedor. Esse é um alerta: cuidado você pode estar perdendo dinheiro com isso.

Renove suas pesquisas de mercado e considere novas soluções para otimizar seus recursos investidos. Além de continuar caminhando rumo ao aperfeiçoamento de processos e serviços, você pode encontrar maneiras mais fáceis e ágeis de resolver problemas, economizando também em energia.

Tenha uma gestão minuciosa de estoque

Sem uma gestão eficiente de estoque, muito mais falhas acontecem, tais como extravio de mercadorias, controle impreciso de armazenamento, fluxo de caixa com “furos” ou dificuldades para a gestão financeira. É possível afirmar que a fluidez e pleno controle do estoque refletem em praticamente todos os setores dentro de uma empresa, por isso, dê a devida atenção a ele.

A tecnologia é a melhor aliada nesse quesito: um software de gestão pode ajudar de forma prática a controlar as entradas e saídas do estoque, por exemplo. Isso porque um sistema especializado em gestão é capaz de compilar dados e registrar com exatidão o fluxo do curso realizado pelas mercadorias.

Mapeie os colaboradores, função a função

É importante fazer uma gestão eficiente das atividades de cada colaborador, fazendo uma boa distribuição de atividades e tendo sempre em vista uma organização mais otimizada e rentável possível. Para começar, converse com os colaboradores e conheça sua satisfação com a atual função, em seguida dê o segundo passo, descrito no próximo parágrafo:

Em casos em a empresa conta com um quadro de colaboradores maior, e que existe dificuldade para novas contratações, é possível que existam atividades que possam ser automatizadas – o resultado pode ser maior produtividade com um número reduzido de pessoas. Um exemplo prático é a utilização de equipamentos para movimentação logística, que costumam reduzir a necessidade de mão de obra, além de melhorar a carga de trabalho da equipe de operação.

Nesse sentido, é necessário equilibrar as atividades entre recursos humanos e automação, a fim de estabelecer uma conexão entre os processos, atingindo uma sinergia entre todos os setores. No fim pode haver uma expressiva redução de custos na logística da sua empresa.

Fique de olho no fluxo de caixa

Além de ficar atento ao fluxo das mercadorias, também é necessário se atentar ao fluxo de caixa. Eles precisam andar em sintonia, assegurando que não houveram incompatibilidades entre os dois, afinal, quando ambos não fecham, houve um déficit na gestão, que normalmente vem acompanhado de prejuízos.

Para fazê-lo você precisará controlar as saídas e entradas, incluindo despesas e lucro líquido. Você pode optar por planilhas (menos recomendável) ou então por um software de gestão especializado. Os dados compilados servirão como um termômetro para futuros investimentos, redução de custos na cadeia de suprimentos e nos possíveis gargalos internos existentes.

Contratos atuais podem ser renegociados

Sempre em busca de melhores opções de negociação e investimento, fique atento às cláusulas inseridas nos contratos com seus fornecedores. Por muitas vezes elas são flexíveis e suscetíveis a renegociações e é possível se beneficiar disso, sem prejudicar o fornecedor, é claro.

E então, está pronto para agir sobre a redução de custos com a logística da sua empresa? Conte-me mais nos comentários e em caso de dúvidas, fico à disposição para sanar!